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Normativa sobre el control horario en 2025: ¿qué exige la ley a las empresas?
Por qué es clave entender la normativa del control horario en 2025
Si tienes una empresa o un negocio, no hay vuelta de hoja: estás obligado a registrar su jornada laboral. Pero lo que muchos negocios todavía no tienen claro es cómo se debe cumplir con esta normativa y qué consecuencias puede tener hacerlo mal. Desde 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, el control horario dejó de ser opcional. Y en 2025, su cumplimiento está siendo más vigilado que nunca por parte de la Inspección de Trabajo.
El desconocimiento o el uso de métodos no válidos puede costarte multas de hasta 7.500 € por trabajador. Así de simple. En este artículo te explico con claridad qué dice la ley, qué tienes que hacer como empresa, y cómo puedes evitar sanciones con una solución digital válida y asequible.
¿Qué dice la ley sobre el control horario en España?
La base legal del registro horario en España es el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde su aprobación, todas las empresas —sin importar el tamaño ni el sector— están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados.
La ley establece que:
- El registro debe incluir la hora de entrada y salida.
- Debe mantenerse durante un mínimo de 4 años.
- Debe estar disponible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo.
- Aplica a todos los trabajadores, independientemente de si son a jornada completa, parcial, contrato indefinido o temporal.
El objetivo de la normativa es claro: evitar abusos laborales, garantizar el control de las horas extras y proteger los derechos de los empleados. Pero cumplirla requiere más que buenas intenciones.
🔗Enlace recomendado: Fichaje digital obligatorio – artículo complementario
¿Quiénes están obligados a cumplir con la normativa?
En resumen: todas las empresas con empleados. No importa si tienes una gran corporación o una pyme con 2 trabajadores. La normativa es de aplicación universal. Las únicas excepciones son los autónomos sin empleados, socios de cooperativas o aquellos con una relación mercantil sin vínculo laboral.
Además, esta normativa también aplica a trabajadores en remoto, en jornada parcial o en formatos flexibles. Por lo tanto, si gestionas un equipo híbrido o teletrabajas, debes aplicar igualmente un sistema de fichaje válido.
¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada laboral?
La ley no impone un único formato, pero sí establece criterios estrictos. El registro debe ser:
- Objetivo y fiable
- Accesible para cada trabajador
- Independiente de manipulaciones o ediciones no autorizadas
- Adaptado a cada tipo de jornada
Aunque legalmente se acepta tanto el método manual como el digital, la realidad práctica demuestra que los sistemas manuales (como Excel o plantillas físicas) ya no son suficientes en 2025. No cumplen con requisitos de trazabilidad ni generan evidencias firmadas válidas ante una inspección.
Además, el uso de plantillas no firmadas o registros en papel sin garantías de conservación puede ser motivo de sanción, aunque el empleador tenga la intención de cumplir.
Acceso, conservación y protección del registro
Uno de los aspectos menos conocidos —pero más importantes— de la ley es la obligación de conservar los registros de jornada durante al menos 4 años. Durante ese tiempo, deben estar disponibles para su revisión por parte de:
- El trabajador, en caso de solicitarlo.
- Representantes legales de los empleados (si los hay).
- La Inspección del trabajo
Si no puedes demostrar fácilmente estos datos, te arriesgas a una sanción incluso si has realizado el fichaje. Por eso, tener un sistema seguro, automatizado y homologado no es opcional si quieres dormir tranquilo como empresario.
¿Qué consecuencias tiene el incumplimiento?
Aquí es donde viene el verdadero problema: las sanciones
Según el régimen sancionador de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), no llevar el registro o hacerlo de forma inadecuada se considera una infracción grave. Las multas oscilan entre:
- 751€ a 1.500€ por irregularidades leves.
- 1.501€ a 3.750€ por incumplimientos importantes.
- Hasta 7.500€ por trabajador, en casos reincidentes o por manipulación evidente.
Y esto ya está pasando. No es teoría: la Inspección está realizando controles aleatorios, y muchas empresas están recibiendo sanciones incluso si "creían estar haciéndolo bien".
De hecho, no tener un sistema válido puede hacerte perder mucho más dinero: daña tu reputación y tu imagen..
Diferencias entre el control horario manual y digital
Aunque ambas opciones son válidas legalmente, en la práctica hay un abismo entre ellas:
Registro manual (Excel, papel):
- Riesgo de manipulación.
- Poca trazabilidad.
- Falta de firma digital.
- Complicaciones para conservar 4 años.
Registro digital (App Adaptada):
- Fichaje desde móvil, tablet o PC.
- Informes automáticos válidos para inspección.
- Trazabilidad de cada movimiento.
- Conservación automática durante 4 años.
- Firmas digitales con validez legal.
“Muchos negocios aún usan Excel sin saber que no están protegidos ante inspecciones. No garantizan seguridad jurídica ni trazabilidad”.
Por eso, cada vez más empresas optan por soluciones como nuestra App de fichaje digital Oficina Virtual Empresa, especialmente adaptada a la normativa de 2025.
¿Qué herramientas pueden ayudarte a cumplir con la normativa?
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Claves para cumplir la ley y evitar sanciones en 2025
La normativa de control horario no solo está vigente, sino que en 2025 se aplica con más rigor que nunca. Las empresas deben ser conscientes de:
- Su Obligación Legal
- La necesidada de registros válidos y seguros.
- La realidad de las inspecciones.
- Y de que existen herramientas adaptadas, economicas y fáciles de implementar.
Ignorar esta normativa ya no es una opción. Cumplir es más fácil y accesible que nunca. Y sobre todo: te evitará multas, sustos y problemas legales.
